天津市教育委員會文件

津教委〔2015〕66號

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市教委 市檔案局關(guān)于印發(fā)天津市中小學(xué)學(xué)籍檔案管理辦法的通知

　　各區(qū)、縣教育局，各區(qū)、縣檔案局：

　　為進(jìn)一步規(guī)范我市中小學(xué)學(xué)籍檔案管理工作，市教委、市檔案局聯(lián)合制定了《天津市中小學(xué)學(xué)籍檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》。現(xiàn)將《辦法》印發(fā)給你們，請認(rèn)真遵照執(zhí)行。

　　天津市教育委員會 天津市檔案局

　　2017年10月27日

　　(此件主動公開)

天津市中小學(xué)學(xué)籍檔案管理辦法

　　第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)和規(guī)范本市中小學(xué)學(xué)籍檔案的科學(xué)管理，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、教育部《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》和本市關(guān)于中小學(xué)生學(xué)籍管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制訂本辦法。

　　第二條 本辦法所稱學(xué)籍檔案是指各中小學(xué)校在對學(xué)生進(jìn)行學(xué)籍管理工作中形成的各種具有保存價值的學(xué)籍管理類文件材料。

　　第三條 本辦法適用于天津市行政區(qū)域內(nèi)由政府、企業(yè)事業(yè)組織、社會團(tuán)體、其它社會組織及公民個人依法舉辦的小學(xué)、初中、普通高中和特殊教育學(xué)校(含工讀學(xué)校)(以下簡稱學(xué)校)。

　　第四條 學(xué)籍檔案管理工作實(shí)行市教育行政管理部門統(tǒng)籌、區(qū)縣教育行政管理部門管理、學(xué)校實(shí)施的分級負(fù)責(zé)管理體制。

　　各級教育行政管理部門和檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對所轄區(qū)域內(nèi)學(xué)籍檔案管理工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　學(xué)校應(yīng)將學(xué)籍檔案管理納入學(xué)籍管理工作環(huán)節(jié)，建立科學(xué)的管理制度，配備專、兼職檔案管理人員和檔案管理的設(shè)施設(shè)備，做好學(xué)籍檔案的收集、整理、保管和利用等工作。

　　第五條 學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，應(yīng)由學(xué)校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，保證檔案的完整與安全。

　　第六條 學(xué)校學(xué)籍管理部門負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的收集、整理和歸檔，保證檔案收集齊全、整理規(guī)范。

　　第七條 學(xué)校學(xué)籍管理部門應(yīng)在教學(xué)年度結(jié)束后3個月內(nèi)，將當(dāng)年畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍管理類材料整理完畢，與學(xué)生電子學(xué)籍檔案備份一并向?qū)W校綜合檔案室歸檔。

　　第八條 學(xué)籍檔案應(yīng)按照《天津市中小學(xué)學(xué)籍檔案歸檔范圍和保管期限》(見附件)進(jìn)行收集。

　　第九條 學(xué)籍檔案按照天津市《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》(DB12T/127-2001)進(jìn)行整理。

　　第十條 學(xué)籍檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確、齊全完整，載體和書寫材料要符合耐久性要求。

　　第十一條 學(xué)校應(yīng)采用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，建立學(xué)籍檔案目錄數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理信息化，提高檔案現(xiàn)代化管理水。

　　第十二條 學(xué)校應(yīng)為檔案庫房配備相應(yīng)的檔案安全防護(hù)設(shè)施與設(shè)備，做到防火、防盜、防潮、防塵、防光、防污染、防有害生物等，確保學(xué)籍檔案的安全保管。

　　第十三條 學(xué)校應(yīng)對學(xué)籍檔案定期進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案不丟失、不損壞。發(fā)現(xiàn)破損、蟲蛀、褪色或字跡模糊等現(xiàn)象時，應(yīng)及時修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。

　　第十四條 學(xué)校應(yīng)建立并嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)籍檔案借閱制度，嚴(yán)防學(xué)籍檔案信息外泄和濫用。

　　第十五條 學(xué)校應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)滿10年后，將學(xué)籍檔案和學(xué)生學(xué)籍檔案的電子備份經(jīng)由學(xué)校所屬地區(qū)教育行政管理部門向所在區(qū)縣檔案館移交，已確定為市、區(qū)縣檔案館檔案接收范圍的學(xué)校其學(xué)籍檔案移交事宜與相關(guān)檔案館協(xié)商確定。

　　第十六條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

　　附件：天津市中小學(xué)學(xué)籍檔案歸檔范圍和保管期限