01.明確任務要求

拿到征求意見稿和相關文件后，朋友們要仔細閱讀文件內容，里面會包含具體要求，例如意見撰寫格式、回復時限、回復形式、聯系人及方式等等，所以一定要仔細看，特別是有些要求在意見回復文件上加蓋單位章，有些只要求回復內容即可，如果不及時區分好，后續會給工作造成一定麻煩。

02.撰寫意見

這是意見回復工作的核心部分。朋友們在閱讀征求意見稿時，一定要關注與你部門最相關的內容，說白了就是涉及你們部門工作的那塊內容，并提出針對性意見。

那要怎么提出意見呢？下面這幾個思考方向可供參考：

（1）是否屬于你部門的工作職責？

因為發文部門并非完全掌握情況，有些工作并非你部門的職責范疇，但是在征求意見稿中依然歸入你部門，這就需要提出來。例如原先你部門有A職能，但后來該項職能劃轉到了甲部門，如果征求意見稿中還是把A職能放在你部門，那么就需要在意見回復中提出來。

（2）是否重復提及？

例如A項工作是你部門的重要任務，但是截至征求意見稿發出之前或者剛好征求意見稿發出之時，A項工作已經徹底完成，如果征求意見稿中還有A項工作的部署，那就需要提出來。

（3）是否有沖突？

在一些涉及工作部署的征求意見稿中，會給你部門提出具體工作指標和任務量，這個一定要仔細看，特別是比對。例如對于市級單位D局來說，政府工作報告中已經明確了年度任務和階段性任務，全年工作肯定是圍繞這個目標值來展開，但是征求意見稿中又提出了其他的目標值，產生沖突，那么就一定要說明。

（4）要求是否合理？

一些征求意見稿除了列出你部門的具體任務，也會要求明確的完成時限。例如要完整某項專項整治任務，這個其實需要全年開展，但是征求意見稿中寫了7月底完成，這顯然不合理。又如，要求你們部門把某項審批工作的時限壓縮到2日以內，但是你們部門早已通過各種方式將時限壓縮到2.5天，且已達到極限無再壓縮可能，這類完不成的任務，也屬于不合理，需要提出來。

（5）是否需要增加？

例如征求意見稿中安排了本年度重點支持的項目A、B、C、D四個，但是你單位之前上報的E項目并沒有被納入其中，所以就要提出意見，要求增加E項目，并且進行說明。

之所以要仔細研究征求意見稿，并且提出意見，是因為當文件正式發布后，必然會涉及工作考核，如果不提出準確、合理的意見，會給本部門工作造成很大消極影響。

03.形成意見回復文件

一般，意見回復的公文形式是“函”，基本要素包括標題、意見內容、單位落款、時間，正常情況下單位都有現成模板，套用即可，下面是一個具體的模板例子，供朋友們參考：

（一）、民辦學校幼兒園的年檢工作自查報告

（二）、民辦學校年檢自查報告及下年年度工作計劃

（三）、公安局機關黨委換屆工作報告模板參考

（四）、國有企業黨委換屆的工作報告范文

（五）、機關黨委的換屆工作報告怎么寫

（六）、社區黨委換屆的簡短工作報告

（七）、高校學院黨委換屆的工作報告

（八）、機關黨委換屆的工作報告怎么寫

（九）、紀檢監察保密工作的簡短自查報告

（十）、科室部門保密工作的自查報告范文

如果沒有具體意見，就寫無意見。

04.發送

所有內容領導審核通過，就要正式發送回復文件。如果要單位蓋章，那么就啟動用印程序，在管理印章的同事那里進行登記，再交由領導簽字確認，紙質文件蓋章或者電子文檔蓋上電子印章之后，就可以順利發送。